Tietosuoja­seloste

Rekisterinpitäjä

Tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä on Gibox Oy (Y-tunnus 3522481-3), Helsinki. Tavoitat meidät osoitteesta support@robocaller.io.

Milloin me päätämme ja milloin yrityksesi

Kun yrityksesi päättää tiedoista, niihin sovelletaan yrityksesi omaa tietosuojaselostetta. Henkilötietojen käsittelysopimuksemme kertoo, miten käsittelemme niitä puolestanne.

Mitä keräämme, miksi ja kuinka kauan

Tarvitsemme käyttäjätili- ja laskutustiedot voidaksemme tarjota Robocallerin. Muiden tietojen antaminen on vapaaehtoista.

Jos tietosi ovat liidikannassamme

Robocallerin asiakkaat hakevat tietokannastamme suomalaisia yrityksiä ja niissä työskenteleviä ihmisiä, jotta he voivat ottaa yhteyttä oikeaan henkilöön tuotteistaan ja palveluistaan.

• Mitä tietoja: nimesi, tehtävänimikkeesi, työnantajasi sekä työsähköpostiosoitteesi tai -puhelinnumerosi.
• Mistä ne tulevat: kaupparekisteristä (PRH ja YTJ), yrityksesi verkkosivuilta, julkisista ammatillisista profiileista, kuten LinkedInistä, sekä työyhteystiedoista, joita Robocallerin asiakkaat lisäävät omaan CRM:äänsä. Voimme myös hakea tai tarkistaa työsähköpostiosoitteen ranskalaiselta yhteystietojen tarjoajalta Icypeasilta tai päätellä osoitteen yrityksen osoitemuodosta. Voit kysyä meiltä, mistä lähteestä tietosi ovat peräisin.
• Miksi: meidän ja asiakkaidemme oikeutettu etu yritysten väliseen myyntiin. Olemme punninneet sitä sinun etujasi vasten, ja voit pyytää arvion meiltä.
• Kuka näkee ne: Robocallerin asiakkaat. Asiakas, joka lisää sinut omaan työtilaansa, on itse kopionsa rekisterinpitäjä.

Voit vastustaa käsittelyä milloin tahansa. Kirjoita osoitteeseen support@robocaller.io, niin poistamme sinut tietokannasta ja estämme tietojesi lisäämisen uudelleen. Jos jollakin asiakkaalla on jo tietosi, kerromme, keneen voit olla yhteydessä, tai välitämme pyyntösi eteenpäin.

Kenelle tietoja luovutetaan

Luovutamme henkilötietoja vain näille vastaanottajille ja vain sen, mitä kukin tarvitsee:

• Palveluntarjoajat, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja vain ohjeidemme mukaan: pilvipalvelin ja tietokanta (Suomi ja Ranska, osa tuesta EU:n ulkopuolelta), tekoälypalvelut (pääasiassa Yhdysvallat), puhelut ja tekstiviestit (Irlanti ja Yhdysvallat), LinkedIn-yhteys (Ranska, osa liikenteestä Yhdysvaltojen, Singaporen ja Israelin kautta) ja sähköpostiosoitteiden haku (Ranska). Alikäsittelijäryhmistä näet, mitä kukin ryhmä saa.
• Puhelinverkko-operaattorit ja puhelinpalveluntarjoajamme, jotka välittävät puhelut ja tekstiviestit ja ovat liikennetietojen itsenäisiä rekisterinpitäjiä.
• Maksupalveluntarjoajamme ja verkkolaskuoperaattorimme korttimaksujen vastaanottamista ja laskujemme toimittamista varten. Maksupalveluntarjoaja on lisäksi itsenäinen rekisterinpitäjä petosten ja rahanpesun torjunnassa ja eräissä omissa tarkoituksissaan.
• Sähköposti- ja toimisto-ohjelmistot, joilla hoidamme omaa liiketoimintaamme, sekä tarvittaessa ammattilaiset, kuten tilitoimistomme ja lakimiehemme.
• Google, Microsoft ja LinkedIn, kun käyttäjä yhdistää niissä olevan tilinsä. Ne saavat käyttäjän viestien lähettämiseen tarvittavat tiedot ja käsittelevät niitä omien ehtojensa mukaan.
• Robocallerin asiakkaat, jotka näkevät liidikantamme yritys- ja yhteystiedot. Asiakas, joka lisää sinut työtilaansa, on kopionsa rekisterinpitäjä.
• Viranomaiset, vain kun laki sitä edellyttää.

Emme myy henkilötietoja. Jos haluat tietää, mitkä yritykset ovat saaneet tietojasi, kirjoita osoitteeseen support@robocaller.io, niin kerromme niiden nimet.

Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajistamme tai niiden omista alikäsittelijöistä käsittelee henkilötietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella, lähinnä Yhdysvalloissa ja joissakin tapauksissa Singaporessa tai Israelissa. Useimmat niistä ovat tekoäly-, puhelin- ja LinkedIn-yhteyspalveluja. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (Data Privacy Framework), Euroopan komission Israelia koskevaan riittävyyspäätökseen, komission vakiosopimuslausekkeisiin tai palveluntarjoajan yritystä koskeviin sitoviin sääntöihin kunkin palveluntarjoajan käsittelyehtojen mukaisesti. Voit kysyä meiltä, mitä suojatoimea sovelletaan, ja pyytää siitä kopion.

Tekoäly Robocallerissa

Robocaller käyttää tekoälypalveluja viestien luonnosteluun, saapuvien vastausten lajitteluun, puheluiden litterointiin ja tiivistämiseen, äänipuheluihin sekä sovelluksen avustajaan. Emme tee sinusta päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja joilla on oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Google Workspace -tiedot (Gmail ja Google Calendar)

Käyttäjä voi yhdistää Google-tilinsä Robocaller.io-palveluun, jotta hän voi lähettää kampanjasähköpostia omasta postilaatikostaan, nähdä saamansa vastaukset ja saada tapaamiset omaan kalenteriinsa. Tämä kohta kuvaa nimenomaan näiden tietojen käsittelyn. Muu osa tästä selosteesta koskee niitä myös.

Mihin pääsemme käsiksi ja miksi

• Sähköpostin lähetys (gmail.send): vain käyttäjän tai hänen kampanjansa laatimien viestien lähettämiseen.
• Vastausten lukeminen (gmail.readonly, gmail.modify): Robocaller.ion kautta lähetettyihin viesteihin tulleiden vastausten löytämiseen, jotta vastaus näkyy sovelluksessa ja kampanja lopettaa yhteydenotot kyseiseen henkilöön. Ennen syyskuuta 2026 yhdistetyt postilaatikot myönsivät nämä oikeudet ja niitä luetaan edelleen niillä; uudet yhteydet eivät enää pyydä niitä.
• Kalenteri (calendar.events): varattujen aikojen lukemiseen, jotta varaussivu tarjoaa vain vapaita aikoja, ja tapaamisen luomiseen varauksen yhteydessä.
• Sähköpostiosoitteesi (userinfo.email): sen näyttämiseen, mikä postilaatikko tai kalenteri on yhdistetty.

Emme pyydä mitään näiden toimintojen tarvitseman ulkopuolelta, ja käytämme pääsyä vain tässä kuvattuihin toimintoihin.

Mitä tallennamme

Palvelun kautta lähetetystä viestistä tallennamme otsikon, lähettäjän ja vastaanottajan osoitteet, Gmailin viesti- ja keskustelutunnisteet sekä viestin tekstin sellaisena kuin sen lähetimme. Teksti laaditaan Robocaller.io-palvelussa — se on asiakkaan oma lähtevä viesti eikä postilaatikosta luettua sisältöä. Lähettämistämme liitetiedostoista tallennamme nimen, tyypin ja koon — emme koskaan sisältöä. Palvelun kautta varatusta tapaamisesta tallennamme kalenteritapahtuman tunnisteen, alku- ja loppuajan, otsikon ja osallistujan osoitteen.

Saapuvasta sähköpostista tallennamme vain enintään 200 merkin otteen, emme koskaan koko tekstiä. Kun pidempää tekstiä tarvitaan — esimerkiksi vastausluonnokseen — se luetaan Gmailista sillä hetkellä eikä sitä säilytetä.

Näitä tietueita ei poisteta automaattisesti. Asiakas voi pyytää niiden poistamista milloin tahansa, ja postilaatikon irrottaminen lopettaa kaiken jatkokäytön välittömästi.

Kenelle jaamme niitä

Google-käyttäjätietoja jaetaan seuraavantyyppisille tahoille eikä millekään muulle.

Emme myy Google-käyttäjätietoja, emme käytä niitä mainontaan tai mainosprofiilien rakentamiseen, eikä Robocaller.io sisällä mainos-, uudelleenmarkkinointi- tai markkinointianalytiikkakoodia.

Yhdistetyt ja anonymisoidut tiedot

Emme luo Google-käyttäjätiedoista yhdistettyjä tai anonymisoituja tietoaineistoja, emmekä siten jaa sellaisia. Kaikki mitä viestistä johdamme — aikomusluokka, sävy, tiivistelmä — pysyy sidottuna tunnistettuun kontaktiin ja siihen yhteen asiakastyötilaan, josta se on peräisin.

Limited Use -rajoitettu käyttö

Robocaller.ion Google-rajapinnoista saamien tietojen käyttö noudattaa Google API Services User Data Policy (avautuu uuteen välilehteen) -käytäntöä, mukaan lukien sen Limited Use -vaatimukset. Tämä koskee sekä raakoja Google-käyttäjätietoja että kaikkea niistä johdettua.

Emme kouluta tekoälymalleja. Emme käytä asiakasdataa, viestisisältöä emmekä Google-käyttäjätietoja minkään perusmallin tai yleistetyn kone- tai tekoälymallin luomiseen, kouluttamiseen, hienosäätöön tai parantamiseen — emme omiemme emmekä palveluntarjoajien.

Erityisesti: emme siirrä Google-käyttäjätietoja — raakoja, yhdistettyjä tai anonymisoituja — millekään kolmannelle osapuolelle, joka käyttäisi niitä yleistettyjen tai perustason tekoäly- tai koneoppimismallien luomiseen, kouluttamiseen tai parantamiseen. Käyttämämme tekoälypalvelut (ks. Tekoäly Robocallerissa) käsittelevät näitä tietoja vain palauttaakseen tuloksen sitä pyytäneelle käyttäjälle.

Kuka voi lukea niitä

Henkilöstömme ei lue yhdistetyn postilaatikon tai kalenterin sisältöä. Pääsy rajoittuu siihen, mikä on välttämätöntä palvelun ylläpitämiseksi tai korjaamiseksi, tietoturvapoikkeaman selvittämiseksi, lain noudattamiseksi tai kun asiakas on pyytänyt meitä tarkastamaan jotain tiettyä.

Pääsyn peruuttaminen

Käyttäjä voi irrottaa postilaatikon tai kalenterin milloin tahansa Robocaller.io-palvelussa, jolloin pyydämme Googlea peruuttamaan käyttöoikeutemme. Oikeuden voi peruuttaa myös suoraan osoitteessa google.com/permissions (avautuu uuteen välilehteen). Kummassakin tapauksessa kaikki jatkokäyttö loppuu.

Evästeet

Tämä verkkosivusto ja sovellus käyttävät vain niitä evästeitä ja selaimen tallennustilaa, joita ne tarvitsevat toimiakseen, esimerkiksi pitääkseen sinut kirjautuneena ja muistaakseen kielesi. Emme käytä mainosevästeitä. Jos otamme analytiikan käyttöön, pyydämme ensin suostumuksesi.

Oikeutesi

Voit:

• nähdä, mitä tietoja meillä on sinusta, ja saada niistä kopion
• korjauttaa virheelliset tiedot
• poistattaa tietosi
• rajoittaa tietojesi käsittelyä
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja suoramarkkinointia milloin tahansa
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa, kun laki antaa siihen oikeuden

Kirjoita osoitteeseen support@robocaller.io. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on monimutkainen, voimme tarvita enintään kaksi kuukautta lisää, ja kerromme siitä. Jos pyyntö koskee tietoja, jotka ovat Robocaller-asiakkaan hallussa, välitämme sen asiakkaalle.

Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle osoitteessa tietosuoja.fi (avautuu uuteen välilehteen).

Muutokset tähän selosteeseen

Kun muutamme selostetta, päivitämme sivun yläosan päivämäärän. Jos muutos vaikuttaa siihen, miten käsittelemme asiakkaiden tietoja, kerromme siitä asiakkaille sähköpostitse ennen muutoksen voimaantuloa.